Gestão documental na Reitoria do IFTO: Da elaboração à guarda de documentos no Gabinete do Reitor

Revista Sítio Novo

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ISSN: 2594-7036
Editor Chefe: Kallyana Moraes Carvalho Dominices
Início Publicação: 19/10/2017
Periodicidade: Trimestral
Área de Estudo: Multidisciplinar

Gestão documental na Reitoria do IFTO: Da elaboração à guarda de documentos no Gabinete do Reitor

Ano: 2019 | Volume: 3 | Número: 1
Autores: Marcos Vinicius Guimarães, Quenízia Vieira Lopes
Autor Correspondente: Marcos Vinicius Guimarães | [email protected]

Palavras-chave: Gestão documental, arquivo, Gabinete do Reitor, IFTO

Resumos Cadastrados

Resumo Português:

Este trabalho diagnosticou como é realizada a gestão documental no Gabinete do Reitor do IFTO, bem como demonstrou o funcionamento do gerenciamento da documentação. Foi feita a análise do documento desde a sua produção ao armazenamento no Gabinete do Reitor do IFTO. A pesquisa tomou como base fontes bibliográficas, demostrando a importância da gestão documental, que é uma atividade fundamental para toda organização pública ou privada. Utilizaram-se como instrumentos de pesquisa: questionário, entrevista semiestruturada, visita in loco e registro fotográfico. O resultado alcançado a partir do diagnóstico revela que há condições de melhorias no processo de gestão documental. Embora o arquivo atenda os usuários de maneira eficiente e satisfatória, há uma necessidade de aperfeiçoamento na prática para o melhor desenvolvimento das atividades dos servidores, bem como a contratação de um funcionário público para o cargo de arquivista.



Resumo Inglês:

This work diagnosed how the document management is performed in the IFTO Rector’s Office, as well as demonstrated the operation of the documentation management. The document was analyzed from its production to its storage in the IFTO Rector’s Office. The research was based on bibliographical sources, demonstrating the importance of documentary management, which is a fundamental activity for all public or private organization. It was used as research instruments: questionnaire, semi-structured interview, on-site visit and photographic record. The result obtained from the diagnosis reveals that there are conditions for improvements in the document management process. Although the file serves users efficiently and satisfactorily, there is a need for improvement in practice for the better development of servant activities, as well as hiring a civil servant for the position of archivist.