ANÁLISE DO GERENCIAMENTO DO PROCESSO DE COBRANÇA: uma proposta de fluxograma e layout para uma instituição de ensino

Ano: 2012 | Volume: 2 | Número: 3

Autores: Graciela Dias Coelho Jones, Vanessa Ramos Silva, Kellen Silva Freitas

Palavras-chave: Gestão de recebíveis, processo, fluxograma, layout.

Resumo Português:

A inadimplência nas instituições de ensino tem aumentado a cada ano. A aplicação e execução de uma política de cobrança podem auxiliar na redução do montante de contas a receber. Assim a questão que direcionou este estudo foi: De que forma ocorre o gerenciamento do processo de cobrança em uma instituição particular de ensino e quais os pontos críticos apresentados por este processo? O presente trabalho tem o objetivo de analisar o gerenciamento do processo de cobrança de uma instituição particular de ensino localizada em uma grande cidade do estado de Minas Gerias. Adicionalmente, propõe um novo fluxograma para o processo de cobrança e alterações no layout da área financeira da instituição. A metodologia usada para o desenvolvimento do trabalho foi o Estudo de Caso. Como resultado obteve-se que o gerenciamento do processo de cobrança da instituição apresenta algumas deficiências, discutidas no decorrer da apresentação do estudo. Com a proposta do novo fluxograma para o processo de cobrança e as alterações no layout da área financeira, esperam-se grandes benefícios para o desenvolvimento das atividades e também para o resultado das operações, podendo ser destacados, entre outros: otimização dos processos de cobrança, redução do custo de salários, garantia de menores índices de inadimplência, melhoria na qualidade das atividades desenvolvidas e melhor distribuição do espaço físico. Ressalta-se a importância do mapeamento de processos por meio da utilização de fluxogramas para o gerenciamento de processos. Por meio do fluxograma, da observação e análise de pontos críticos tornam-se mais dinâmicas e ganham velocidade, auxiliando o processo contínuo de controle e avaliação do processo estudado. Quanto ao espaço físico, tem-se a considerar que um bom layout contribui para a eficiência das operações das organizações, facilitando a movimentação, a comunicação e o controle das atividades executadas pelos colaboradores, pelos gestores.

Resumo Inglês:

Delinquency in educational institutions has increased each year. The implementation and enforcement of a charging policy can help reduce the amount of accounts receivable. So the question that guided this study was: How is managing the collection process in a private school and what the critical points made by this process? This study aims to analyze the management of the billing process of a private school located in a large city of Minas Gerais State. Additionally, it proposes a new flowchart for the process of charging and changes to the layout of the financial institution. The methodology used for the development of the work was the Case Study. As a result it was found that managing the process of collecting the institution has some shortcomings, discussed during the presentation of the case study. With the proposed new flowchart for the process of recovery and changes in the layout of the finance department, expected great benefits for the development of activities and also to the results of operations and may be highlighted, among others: optimization of recovery, reducing the cost of wages, guaranteed lower rates of delinquency, improving the quality of activities and better distribution of physical space. We stress the importance of process mapping through the use of flowcharts for process management. Through the flowchart, the observation and analysis of critical points become more dynamic and gain speed, helping the continuous process control and process evaluation study. As for the physical space has to consider that a good layout contributes to the efficiency of operations of organizations, facilitating movement, communication and control of the activities performed by employees by managers.