Since the foundation of the universities in our country, specifically the Central University of Venezuela (UCV), university archives has been assigned to the Secretariat of this institution. It is reflected by the constitutions of the College Seminar in 1698, of the University of Caracas in 1727, and the Auto Rectorial in 1725 (NAVAS, 2004, p. 43 - 50). Among other obligations, the UCV’s Secretariat had always have the task of sending the certificates, write down in books the different acts, of keep the Act books of courses, matriculation, cloister, opposition and visits, among others, as well as the conformation of the processes of the students and the custody of the Archives; nowadays these are still functions of the Secretariat with additional attributions. In this context, the purpose of the following communication is to present a proposal to take the archives and record management systems to a next stage in its development, in order to contribute to the modernization and efficiency, not only in these systems but the university management as well. This investigation is sustained in a diagnostic report realized by the Commission of Archives of the Institution and several theories related to the system design of files and records management. The main conclusions and recommendations emphasize the development of the proposal as a whole with the different services of archives of the UCV, to include the project in the Strategic Plan that is carried out by UCV’s Authorities. It is really important the intervention of the archivist in all the phases of the project, establishment of plans of cooperation with national and international organisms for the consolidation of the system of archives of the country.
Desde la creación de las primeras universidades en nuestro país, específicamente la Universidad Central de Venezuela (en adelante UCV), el archivo universitario ha estado adscrito a la Secretaría de esta institución. Así lo reflejan las constituciones de 1698 del Colegio Seminario, de 1727 de la Universidad de Caracas y el Auto rectoral de 1725 (Navas, 2004, p. 43 – 50). Entre otras obligaciones, el secretario de la universidad tenía la tarea de expedir los certificados, asentar en libros los diferentes actos, llevar los libros de cursos, matrícula, claustro, oposición, visitas, entre otros, así como también la conformación de los expedientes de los estudiantes y la custodia del Archivo; hoy día estas funciones permanecen con atribuciones adicionales. En este contexto, la siguiente comunicación tiene como objetivo presentar una propuesta para el desarrollo de un sistema de archivo y gestión de documentos que contribuya a la modernización, eficacia y eficiencia de la gerencia universitaria. La investigación en cuestión, se sustenta en un informe diagnóstico realizado por la Comisión de Archivo de la Institución y teorías relacionadas con el diseño de sistemas de archivo y gestión de documentos. Entre las principales conclusiones y recomendaciones se destacan el desarrollo de la propuesta en conjunto con los diferentes servicios de archivo de la institución, incluir el proyecto en el Plan Estratégico que lleve a cabo las Autoridades Universitarias de la institución, intervención del archivólogo en todas las fases del proyecto, establecimiento de planes de cooperación con organismos nacionales e internacionales para la consolidación del sistema de archivístico del país.
