Gestão arquivística de documentos: o caso da editora da UFSC
Ágora
Gestão arquivística de documentos: o caso da editora da UFSC
Autor Correspondente: Heloisa Costa | [email protected]
Palavras-chave: gestão arquivística de documentos - editora, organização de documentos - editora, plano de classificação - editora, tabela de temporalidade
Resumos Cadastrados
Resumo Português:
Aborda a implementação do processo de gestão arquivística de documentos na Editora da Universidade Federal de Santa Catarina. Descreve a aplicação prática das etapas de gestão de documentos em um estudo de caso. Apresenta como procedimentos metodológicos a pesquisa exploratória e descritiva, pesquisa aplicada com elementos de estudo de caso e pesquisa bibliográfica e documental. Adota a metodologia arquivística na implementação do processo de gestão de documentos e se baseou nas funções arquivísticas de: criação/produção, classificação, avaliação, descrição, aquisição, difusão e preservação, contidas nas três fases básicas de gestão de documentos: a produção, a utilização e conservação, e, a destinação final. Como resultados são descritos e exemplificados os processos de gestão de documentos realizados em cada etapa. Conclui-se que a gestão arquivística de documentos em meio convencional foi eficiente, pois possibilitou o conhecimento sobre as funções, atividades e documentos da Editora, permitindo que fossem selecionados e tratados os documentos que necessitavam de guarda, bem como proceder à eliminação segura de documentos que haviam cumprido seu prazo de vida. Deixa-se como sugestão a continuidade do processo, com elaboração de fluxogramas de todas as atividades e a aplicação nos documentos em meio digital.
Resumo Inglês:
This article deals with the implementation of the archival document management process at the EditoraFederal University of Santa Catarina. Describes the practical application of document management steps in a case study. It presents as methodological procedures the exploratory and descriptive research, applied research with elements of case study and bibliographical and documentary research. It adopts the archival methodology in the implementation of the document management process and relies on the archival functions of: creation / production, classification, evaluation, description, acquisition, diffusion and preservation, contained in the three basic phases of document management: use and conservation, and the final destination. As a result, the document management processes performed at each stage are described and exemplified. It was concluded that the archival management of documents in a conventional medium was efficient, since it allowed the knowledge about the functions, activities and documents of the Publishing House, allowing the documents that needed to be selected and processed, as well as to proceed with the safe deletion of documents who had fulfilled their term of life. It leaves as a suggestion the continuity of the process, with elaboration of flowcharts of all the activities and the application in the documents in digital medium.
