Guarda e manipulação de documentos eletrônicos e seus efeitos na cultura organizacional em uma universidade

Ano: 2015 | Volume: 8 | Número: 3

Autores: Leonardo Roth, Roberto Birch Gonçalves, Marco Aurélio Bertolazzi, Ana Cristina Fachinelli

Palavras-chave: Gestão Eletrônica de Documentos, Universidade, Cultura organizacional

Resumo Português:

Os documentos digitais se tornam cada vez mais presentes na rotina das Instituições de Ensino Superior (IES) ampliando a preocupação com a integridade dos dados, a garantia da identidade e a confidencialidade das partes envolvidas. A legislação obriga a IES a manter a guarda dos documentos dos alunos, avaliações, registros de notas e assiduidade por anos e até por guarda perpétua. Portanto, quando uma IES adota um modelo para a guarda, tratamento e validação dos documentos em meio eletrônico ou digital adota, também, novos processos de gestão da informação que podem afetar a cultura organizacional. O objetivo deste estudo foi identificar e analisar as interfaces entre a inovação na gestão eletrônica de documentos e a cultura organizacional relacionado a mudanças de processo na guarda eletrônica de documento realizando-se um estudo de caso numa IES comunitária. Os resultados indicam que, embora existam dificuldades de adaptações ao processo devido à cultura de uma IES, com o amadurecimento do processo o aprendizado amplia os benefícios do novo processo pela disseminação da inovação e seus reflexos em outras áreas. O estudo concluiu que o processo de digitalização além de trazer vantagens onde foi aplicado, estendeu os benefícios para outras áreas da IES.

Resumo Inglês:

Digital documents become increasingly present in the routine of people and Higher Education Institutions (HEI) increasing the concern with the integrity of data, assurance of identity and confidentiality of the parties involved. The universities must, by law, keep the custody of student’s documents, records of grades and absences, ratings and so on, for years even for perpetual guard. Therefore, when a HEI adopt a model of custody, treatment and validation of documents in electronic or digital media, also adopts new management processes of information that may affect the organizational culture. The objective of this study was identify e analyze the interfaces between innovation in electronic document management and organizational culture related to process changes in electronic document custody through a case study at a community HEI. The results shows that, though there are adaptation difficulties to the process because of the HEI culture, with the maturation of the process, learning expands the benefits of the new process through dissemination of innovation and their reflects in other areas. The study concludes that the scanning process also brings advantages where it was applied, the benefits extended to other areas of the HEI.