Um documento em papel se mantém por dezenas de anos mesmo sem cuidados muito especiais. Documentos criados por computador não possuem tal longevidade e evidências documentais essenciais para o funcionamento das instituições – legais, culturais ou históricas. Registrados em mÃdias digitais, estes podem desaparecer. A questão da preservação digital se apresenta como um problema real a ser solucionado pelas instituições, principalmente aquelas que têm por obrigação legal a manutenção de documentos a longo prazo, seja para atendimento a demandas do cidadão, seja para preservação da história institucional. O presente artigo se insere nesse contexto como uma iniciativa para orientar sobre a preservação digital em instituições públicas. Apresenta-se uma metodologia para criação de programas de preservação de documentos de arquivos em formato digital a longo prazo, bem como um exemplo de sua aplicação no âmbito do programa estadual. Espera-se contribuir para o sucesso de iniciativas de preservação digital por meio da divulgação de princÃpios e fundamentos básicos.
A paper document can be maintained for several years, even when it does not receive much proper treatment. Documents created via computers do not have such longevity and documental evidences which are crucial for the operation of the institutions – be they legal, cultural or historical ones. Recorded in digital media, those documents may disappear. The issue of digital preservation is a real problem for institutions, mainly for the ones in which the long term maintenance of documents is a legal obligation, either to support citizen’s demands or to preserve the institutional history. This article is an initiative to guide public institution managers on dealing with digital preservation issues. Here is presented a methodology for creating long term digital preservation programs for archives, as well as an example of its application in the scope of a real situation. It is expected to contribute towards the success of digital preservation initiatives through the dissemination of related basic principles.
