The organization of archival information: a model for measuring the level of maturity of record management in the digital age

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ISSN: 1808-5245
Editor Chefe: Samile Andréa de Souza Vanz
Início Publicação: 01/01/1986
Periodicidade: Quinzenal
Área de Estudo: Ciências Sociais Aplicadas, Área de Estudo: Ciência da informação

The organization of archival information: a model for measuring the level of maturity of record management in the digital age

Ano: 2024 | Volume: 30 | Número: Não se aplica
Autores: Luis Pereira dos Santos, Renato Tarciso Barbosa de Sousa
Autor Correspondente: Renato Tarciso Barbosa de Sousa | [email protected]

Palavras-chave: information organization, maturity model, level of maturity in record management, digital archival record

Resumos Cadastrados

Resumo Português:

A organização da informação arquivística na era digital exige procedimentos específicos; seja pelo advento dos documentos arquivísticos digitais, seja porque houve a alteração do objeto de estudo de conjuntos de documentos para o conjunto de informações orgânicas e a arquivologia assiste a novas interlocuções teórico-metodológicas com distintas disciplinas que também possuem como objeto a informação, como a Ciência da Informação. À luz dessas evoluções, a presente pesquisa parte da problemática de analisar de que forma a gestão de documentos arquivísticos digitais pode ser mensurada em níveis no interior dos organismos produtores de documentos. Para esse fim, o presente artigo apresenta um modelo de aferição de maturidade em gestão de documentos arquivísticos produzidos e mantidos em meio digital. Objetivo: propor um modelo de aferição do nível de maturidade em gestão de documentos a partir do estudo de modelos existentes. Metodologia: pesquisa qualitativa, documental e bibliográfica. Resultados: ao aplicar o novo modelo de aferição do nível de maturidade em gestão de documentos, torna-se possível entender que a proposta é válida para aferir o nível de maturidade em gestão de documentos nas instituições produtoras. Conclusões: esta pesquisa demonstrou que o modelo de aferição de maturidade em gestão de documentos é válido e pode ser aplicado em qualquer instituição pública na era da informação digital para atestar a qualidade da gestão de documentos arquivísticos do ente custodiador.



Resumo Inglês:

The organization of archival information in the digital age requires specific procedures; either because of the advent of digital archival records, or because the object of study has changed from sets of records to sets of organic information and archivology is witnessing new theoretical-methodological interlocutions with different disciplines that also have information as their object, such as Information Science. In the light of these developments, this research is based on the problem of analyzing how the management of digital archival documents can be measured at levels within document-producing organizations. To this end, this article presents a model for measuring maturity in the management of archival documents produced and kept in digital format. Objective: to propose a model for measuring the level of maturity in document management based on a study of existing models. Methodology: qualitative, documentary and bibliographical research. Results: by applying the new model for measuring the level of maturity in document management, it is possible to understand that the proposal is valid for measuring the level of maturity in document management in producing institutions. Conclusions: This research has shown that the record management maturity measurement model is valid and can be applied to any public institution in the digital information age to certify the quality of the custodian’s archival record management.