O século XXI destaca-se pelo avanço tecnológico e pela velocidade com que as informações são acessadas. Nesse cenário, os serviços de digitalização eclodem e configuram-se como solução operacional e estratégica por facilitar a transferência, o acesso e o uso da informação. Devido a essa demanda, diversos serviços de digitalização de documentos são oferecidos com rapidez e alto custo, porém, em muitos casos, sem a verificação e obediência às normas arquivísticas para garantir a gestão documental. Desse modo, são objetivos do presente artigo: I) elencar os procedimentos essenciais à digitalização de documentos, segundo as orientações nacionais e; II) analisar a realização destes procedimentos pelas empresas prestadoras de serviços de digitalização de documentos. A metodologia empregada foi a revisão de literatura e o levantamento documental das orientações para a digitalização de documentos, tal como confere a jurisprudência brasileira com a Lei nº 12.682/2012 e as recomendações para a digitalização de documentos arquivísticos permanentes do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Os resultados do estudo indicam que os serviços de digitalização, ofertados pelo mercado contemporâneo, devem ser analisados com muita prudência pelos contratantes, uma vez que a reprodução, por si só, não garante a recuperação, o acesso e o uso eficaz dos documentos digitalizados.
The 21st century is highlighted by the technological advance and by the speed through which information can be retrieved. In this scenario, the scanning services arise and are framed as a strategical and operational solution since they enable the transference, access and use of information. Due to this fact, several scanning document services are offered in an agile but expensive way. In many cases, however, without verification and without compliance with the archival standards which ensure the document management. This way, the goals of the present article are: I) to list the essential procedures regarding the scanning of documents, according to national guidelines and; II) to analyse the implementation and use of these procedures by the companies of scanning documents services. The methodology applied was the literature review and the documental survey of the guidelines for the scanning of documents, such as defined by the Brazilian jurisprudence with the Law nº 12.682/12 and the recommendations for the scanning of permanent archival documents of the Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), was also performed. The results of this study indicates that the scanning services, offered by contemporary industry, should be analysed with caution by the contractors, since the reproduction, by itself, does not ensure the retrieval, access and effective use of the scanned documents.
