O artigo apresenta uma abordagem acerca do patrimônio arquivístico documental da instituição e seu envolvimento com princípios e conceitos da arquivística, da implementação de um Sistema Municipal de Arquivos, classificação e temporalidade de documentos arquivísticos, abordagem teórica sobre cadeia de custódia, bem como da implementação de uma plataforma de acesso, descrição e difusão aos documentos arquivísticos digitais no Setor de Patrimônio Público Municipal de São Francisco de Assis. Estes documentos, diplomaticamente analisados, são reconhecidos como patrimônio documental arquivístico e representados através de uma forma fixa e conteúdo estável. As escrituras públicas dos imóveis servem como exemplo de fonte de prova no que tange ao patrimônio público municipal. Este artigo justifica-se por entender que a implementação de um ambiente de acesso oferece transparência ativa e garantia de acesso continuado. Descreveu-se também a evolução das experiências e aplicabilidade das metodologias e atos normativos institucionais, enfatizando o perfil do profissional Arquivista diante do cenário institucional. Por fim, foram elaboradas recomendações sobre a implementação e o uso do software livre AtoM (Access to memory) como plataforma de acesso no Setor de Patrimônio Público Municipal, perpassando etapas de produção e preservação, normalização e possibilidade de interoperabilidade com outros softwares.
The article presents an approach to archival heritage the institution and its involvement with principles and concepts of archival, the implementation of a Municipal Archives System, classification and temporality of archival documents, theoretical approach on chain of custody, as well as the implementation of a platform for access, description and dissemination of digital archival documents in the Municipal Public Heritage Sector of São Francisco de Assis. These documents, diplomatically analyzed, are recognized as archival documentary heritage,and represented through a fixed form and stable content. The public deeds of the properties serve as an example of a source of evidence regardingthe municipal public heritage. This article is justified by the understanding that the implementation of an access environment offers active transparency and guarantee of continued access. It also described the evolution of the experiences and applicability of methodologies and institutional normative acts, emphasizing the profile of the professional Archivist before the institutional scenario. Finally, recommendations were made on the implementation and use of free software AtoM (Access to memory) as an access platform in the Municipal Public Heritage Sector, going through stages of production and preservation, normalization and possibility of interoperability with other software.
