Armazenar documentos deveria ser uma tarefa que demandasse das instituições o maior empenho possível. No Brasil, essa realidade comporta descasos e os arquivos são utilizados como depósitos. Assim, observamos problemas relacionados às atividades arquivísticas no Núcleo de Medicina e Odontologia (NUMOL), em João Pessoa - Paraíba, os quais perpassam o viés funcional e estrutural. O objetivo deste relato foi analisar o arquivo do NUMOL entre os anos de 2017-2022. Metodologicamente, é um estudo de caráter exploratório, descritivo e qualitativo. Utilizamos do método observacional para registrar e descrever as atividades desse setor, entrevistando o arquivista da instituição para compreender como funcionava o trabalho arquivístico, percebendo seus gaps e, consequentemente, sugestionando melhorias. O arquivo do NUMOL necessita de reparos em diversos aspectos, tanto no viés organizacional, quanto no estrutural. Com isso, propomos algumas ampliações, levando em consideração o contexto da instituição e dos parâmetros arquivísticos. Conscientes de que as propostas apresentadas não resolvem os problemas do arquivo, ao menos mitigariam a questão da preservação, do acondicionamento do acervo, da interligação entre os arquivos e da recuperação da informação. Nossa expectativa é de que essas reflexões sirvam de pontapé e levem os gestores a pensarem em políticas arquivísticas na instituição.
