Este estudo destaca a importância da criação de um Escritório de Projetos (PMO) em uma Universidade Pública como elemento eficaz na tomada de decisão dos processos administrativos. A iniciativa inovadora na gestão pública sul-mato-grossense teve inÃcio em outubro de 2011 e o projeto de Implantação do PMO da Universidade Estadual de Mato Grosso do Sul - UEMS segue o Guia PMBOK, publicado pelo Project Management Institute (PMI), nos Estados Unidos da América, em 1969. O Guia estabelece cinco processos para implantação de um PMO: 1) levantamento da estrutura organizacional (levantamento dos problemas); 2) identificação e escolha de metodologias (softwares); 3) customização (treinamentos); 4) divulgação (mudança de cultura organizacional); e, 5) gerenciamento de projetos. A metodologia adotada para o trabalho foi a de Estudo de Caso com as etapas de sensibilização por meio de palestras, de capacitação para que pudessem diagramar os problemas-chaves das suas Unidades Universitárias, com intuito de obter um inventário de forma democrática e participativa e de análise dos resultados alcançados. Na UEMS, o trabalho abrangeu suas quinze unidades universitárias e o modelo de Escritório de Projetos adotado foi o “PMO NÃvel Estratégico†(nÃvel 3), com desdobramentos junto à s Pró-Reitorias, Diretorias e Unidades Universitárias (nÃvel 2) até os setores Operacionais (nÃvel 1). Este artigo relata como se desenvolveram as três primeiras fases do processo de implantação do Escritório de Projetos da UEMS e a sua contribuição significativa no gerenciamento dos projetos e os resultados positivos alcançados desta gestão.
This study highlights the importance of creating a Projects Office (PMO) in a Public University as effective element in the decision making of administrative processes. The innovative initiative on university management started in October 2011 and the PMO implementation project in the State University of Mato Grosso do Sul - UEMS follows the PMBOK Guide, published by the Project Management Institute (PMI), in the United States of America 1969. The Guide sets out five processes for deploying a PMO: 1) survey of organizational structure (survey of problems); 2) identification and choice of methodologies (software); 3) customization (training); 4) disclosure (change of organizational culture); and, 5) project management. The methodology adopted for the study was a case study with the steps of awareness through lectures, training so that could arrange the key problems of their University Units, with the aim of obtaining an inventory of democratic and participatory analysis of the results achieved. In UEMS, the work was covered their fifteen university units and the office model of projects which was adopted was the “PMO Strategic Level†(level 3), with unfolding along the managers, directors and University Units (level 2) until the Operating sectors (level 1). This article reports how was developed the first three phases of the process of implementing the projects office of the UEMS and their significant contribution in the management of the projects and the positive results achieved with this management.
